Pastas de documentos virtuais (funções básicas)

Pastas de documentos virtuais são o elemento central de armazenamento em Realify PaperOffice™ DMS e são melhores em comparação com um envelope transparente ou pendurado pasta e agir como recipiente de coleta de informações.

Você pode salvar em uma pasta virtual do documento tudo o que pertence juntos e, em seguida, categorizar, link para contatos, colocar palavras-chave, colocadas para reapresentação, fornecer com direitos de usuário.

Pastas de documentos virtuais são armazenadas no seu arquivo, o arquivo é armazenado, por sua vez no banco de dados Realify PaperOffice™ DMS.



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Categorizar (Subfunção 1 de 11)

Você pode atribuir à pasta do documento um ou ilimitado número de categorias ao mesmo tempo. A pasta documento existe apenas uma vez, mas pode aparecer várias vezes como dependendo da categoria selecionada. As categorias são administrados em gestão de categorias.

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Identificação das cores (Subfunção 2 de 11)

Para cada pasta documento pode ser atribuída uma cor específica para identificar por este caminho na cor. O nome da pasta de documentos serão listados com essa cor na lista de pastas de documentos.

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Nome da pasta de documentos (Subfunção 3 de 11)

Nome da pasta de documentos pode ser selecionado livremente. Além disso, o sistema inteligente reconhece pastas de documentos semelhantes, já criados e fornece sugestões de nomes apropriados.

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Depósito original (Subfunção 4 de 11)

Aqui você pode especificar onde você salvou o documento original. As áreas de armazenamento originais pode ser administrada na gestão dos locais de armazenamento de originais. Você vai encontrar o documento original apropriado ou rapidamente também será notificado no caso de, por exemplo, eliminar a pasta com os documentos que também precisam remover o original de seu local de armazenagem.

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Tipo de pasta de documentos (Subfunção 5 de 11)

Para cada pasta documento pode ser atribuído um tipo de pasta documento primário e secundário. De acordo com esses tipos de pastas de documentos podem ser filtrados no gerenciador de exibição para, por exemplo, mostrar apenas as faturas. Tipos de pasta documento pode ser criado e administrado livremente.

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Data de pastas com documentos (Subfunção 6 de 11)

Selecione a data de uma pasta com documentos diretamente em uma pasta com documentos. Mapeamentos Manager podem ser reduzidas a essas datas, por exemplo, para especificar apenas as pastas com documentos que foram criados em Maio passado.

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Número de referência (Subfunção 7 de 11)

Você pode fazer o download do respectivo número do documento depositado diretamente a ele mais tarde, por exemplo, Para pesquisar com a pesquisa avançada posteriormente.

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Somas e Impostos (Subfunção 8 de 11)

Para a pasta de documento poderia ser depositado líquido e as quantias brutas ea taxa de imposto respectivo. Isso permite que você calcular a quantidade de pastas selecionadas na lista de pastas de documentos.

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Observe a pasta com documentos (Subfunção 9 de 11)

Para qualquer pasta de documentos podem ser armazenados notas, sugestões ou instruções de trabalho. Estes são exibidas automaticamente como um PostIt virtual, uma vez que a pasta do documento é exibida.

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A integração na visualização pasta de documentos (Subfunção 10 de 11)

A integração na visualização pasta documento: Isso vai ser expandida com um guia "notas depositados" e fornece-lo diretamente na visualização de toda a nota pasta de documentos

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Status de pasta de documentos (Subfunção 11 de 11)

Cada pasta com os documentos podem ser fornecidos com o estatuto de Estado. Os dados sobre o estatuto do estado são exibidas na lista de pastas com os documentos, o que simplifica o fluxo de trabalho interno.

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